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MODELO PREVENCIÓN DE DELITOS

I. INTRODUCCIÓN

1.1. Luis Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura S.L.P. Agencia en Chile

Luis Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura S.L.P. Agencia en Chile (en adelante también la “AGENCIA”), es la agencia constituida en Chile por la sociedad española Luis Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura S.L.P. (en adelante también denominada la “MATRIZ”), de conformidad al artículo 447 del Código de Comercio de Chile.
El objeto social de la AGENCIA es la prestación de servicios de arquitectura y de diseño en cualquiera de sus formas y medios y la prestación de servicios de asesoría integral para el desarrollo o implementación de proyectos de urbanización, construcción e inmobiliarios en general. Los clientes de la AGENCIA pertenecen tanto al sector público como al sector privado, es por ello, que muchos de los trabajos que desarrollan le son adjudicados mediante concurso o licitación pública o privada, según el caso. En ocasiones, la AGENCIA realiza alianzas estratégicas con empresas del sector para la participación en licitaciones de forma conjunta o como subcontratista para el desarrollo de los alcances del proyecto en particular que sean de su especialidad.
La AGENCIA es administrada en Chile por un “Gerente o Gerente de País”, que en calidad de Agente en Chile de la MATRIZ, y según es requerido por los artículos 447 y 448 del Código de Comercio de Chile, cuenta con amplias facultades para representar a la MATRIZ en Chile. El Gerente País tiene como objetivo principal adaptar la MATRIZ a la legislación, normativa, procedimientos, cultura, proveedores, empleados y clientes locales para implantarse con éxito en un nuevo mercado y entre sus funciones principales se encuentra el desarrollo de negocio, la gestión de operaciones, velar por la calidad de los servicios prestados y el cumplimiento de los objetivos asignados por Presidente Ejecutivo y Socios de la MATRIZ para cada ejercicio.
Adicionalmente puede existir un “Director de Oficina”, quien dentro del esquema organizacional de la MATRIZ, tiene como objetivo principal dirigir las actividades que se desarrollan en la oficina de la AGENCIA en Chile y bajo la supervisión del Gerente de País y Órgano Ejecutivo de la MATRIZ. Entre las principales funciones del Director de Oficina están las relacionadas con la supervisión y desarrollo de los proyectos, la adaptación de los procedimientos a la legislación y normativa vigentes, la gestión de las operaciones logísticas y de soporte de la oficina y dar soporte al Gerente del País o al Órgano Ejecutivo en su defecto.

1.2. De la Ley Número 20.393.

El presente modelo de prevención de los delitos de cohecho, lavado de activos, financiamiento del terrorismo, receptación, negociación incompatible, administración desleal, corrupción entre particulares, apropiación indebida y los contemplados en los artículos 136, 139, 139 bis y 139 ter de la Ley General de Pesca y Acuicultura se ha establecido conforme las disposiciones de la ley 20.393 y busca implementar una forma de organización corporativa que evite la comisión de estos y otros delitos por parte de los integrantes de la empresa.
El presente Modelo de Prevención de Delitos se aplicará a Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura SLP, Agencia en Chile o simplemente la “AGENCIA” y será vinculante para sus ejecutivos, representantes y especialmente respecto de quienes realicen actividades de administración y supervisión en la AGENCIA y para las personas naturales que estén bajo la dirección o supervisión directa de las personas antes mencionadas, y en general, para todos los trabajadores de la AGENCIA.

II. DELITOS OBJETO DE LA LEY 20.393 QUE ESTABLECE RESPONSABILIDAD PENAL A LAS PERSONAS JURÍDICAS.

En diciembre de 2009 se publicó en Chile la Ley N° 20.393 que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de cohecho, lavado de activos, financiamiento del terrorismo, receptación, negociación incompatible, administración desleal, corrupción entre particulares, apropiación indebida y los contemplados en los artículos 136, 139, 139 bis y 139 ter de la Ley General de Pesca y Acuicultura. Esta Ley afecta a todas las empresas, sin distinción de tamaño o giro, lo que hace necesario que en la AGENCIA se establezca el presente Modelo de Prevención de Delitos.
En cumplimiento de la normativa antes señalada, y con el objeto de informar a todos los trabajadores de la AGENCIA de las disposiciones de la misma y de las medidas que se adoptarán en la compañía a fin de lograr el objetivo último de cumplir cabalmente con las disposiciones de la mencionada ley y prevenir cualquier conducta punible, promover la prevención de la comisión de los Delitos (según se define a continuación), y velar por cumplir con su deber de dirección y supervigilancia respecto de sus Trabajadores mediante la adecuada implementación y correcto funcionamiento del presente Modelo de Prevención de Delitos.
Con el objeto antes señalado y a fin de orientar el comportamiento de los dueños, controladores, responsables, ejecutivos principales, representantes, quienes realicen actividades de administración y supervisión y en general de quienes están bajo la dirección o supervisión de los anteriores (en adelante indistintamente los “Trabajadores”) en Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura SLP, Agencia en Chile., a continuación se exponen tanto los aspectos básicos y características fundamentales de los “Delitos”, es decir aquellas conductas, que de conformidad a lo dispuesto en la Ley N° 20.393 y bajo ciertos supuestos, pueden dar lugar a la responsabilidad penal de las personas jurídicas (en adelante, los “Delitos”), quedando desde ya expresa y tajantemente prohibido a todos los Trabajadores llevar a cabo o facilitar cualquiera de ellas:

2.1. Lavado de activos

Este delito sanciona cualquier acto tendiente a ocultar o disimular el origen ilícito de determinados bienes, a sabiendas que provienen, directa o indirectamente, de la perpetración de hechos constitutivos de ciertos delitos; o al que adquiera, posea, tenga o use este tipo de bienes, con ánimo de lucro, cuando al momento de recibirlos ha conocido su origen ilícito.

2.2. Financiamiento del terrorismo

Este delito sanciona a quien, por cualquier medio, solicite, recaude o provea fondos con la finalidad de que se utilicen en la comisión de cualquier delito terrorista.

2.3. Cohecho a funcionario público nacional

Este delito sanciona al que, bajo ciertos supuestos, otorgase, ofreciere2 o consintiere en dar a un empleado público un beneficio indebido, ya sea económico o de otra naturaleza, en provecho de éste o de un tercero.

2.4. Cohecho a funcionario público extranjero

Este delito sanciona al que otorgase, ofreciere o consintiere en dar a un funcionario público extranjero un beneficio económico o de otra naturaleza, en provecho de éste o de un tercero, con el objeto de obtener o mantener un negocio o ventaja en el ámbito internacional.

2.5. Receptación

Este delito prohíbe tener, transportar, comprar, vender, transformar o comercializar, especies a sabiendas o debiendo saber que provienen de alguno de los delitos contra la propiedad, tales como hurto, robo, abigeato o apropiación indebida.

2.6. Negociación incompatible

En términos generales, este delito sanciona al director o gerente de una sociedad anónima (así como a cualquier otra persona a quien le sean aplicables las normas que en materia de deberes se establecen para los directores o gerentes de dichas sociedades) que directa o indirectamente se interesase en cualquier negociación5 , actuación, contrato, operación o gestión que involucre a la sociedad, incumpliendo las condiciones establecidas por la ley.

2.7. Corrupción entre particulares

Este delito sanciona al empleado o mandatario particular que solicitare o aceptare recibir algún beneficio de cualquier naturaleza, para sí o un tercero, con el objeto de favorecer o por haber favorecido la contratación de un competidor por sobre otro.
Asimismo, este delito sanciona al particular que diere, ofreciere o consintiere en dar a un empleado o mandatario de otra persona jurídica, algún beneficio de cualquier naturaleza, para sí o un tercero, con el objeto de favorecer o por haber favorecido la contratación de un competidor por sobre otro.

2.8. Apropiación indebida

Este delito sanciona al que, en perjuicio de otro, se apropiare o distrajere dinero, efectos o cualquier otra cosa mueble que hubiere recibido en depósito, comisión o administración, o por otro título que produzca obligación de entregarla o devolverla. La conducta que debe evitarse es aquella en la que el que tiene dinero o bienes por un título que no le otorga la capacidad para disponer de ellos, abusa de dicho título, disponiendo o no devolviéndolos en el plazo o bajo las condiciones pactadas.

2.9. Administración desleal

Este delito sanciona al que teniendo a su cargo la salvaguardia o la gestión del patrimonio de otra persona, o de alguna parte de éste, le irrogare perjuicio, sea ejerciendo abusivamente sus facultades para disponer por cuenta de ella u obligarla, sea ejecutando u omitiendo cualquier otra acción de modo manifiestamente contrario al interés del titular del patrimonio afectado.

2.10. Contaminación de aguas

Este delito sanciona al que, sin autorización, contraviniendo sus condiciones o infringiendo la normativa aplicable, introdujere o mandare a introducir en el mar, ríos, lagos, o cualquier otro cuerpo de agua, agentes contaminantes químicos, biológicos o físicos que causen daño a los recursos hidrobiológicos. Se trata de un delito de resultado, que sanciona el daño efectivo que se haya causado por la introducción de agentes químicos, biológicos o físicos. Dicho daño puede ser provocado por medio de una acción dolosa del autor o también por imprudencia.

2.11 Incumplimiento de cuarentenas o aislamientos sanitarios

Este delito sanciona al que, a sabiendas y teniendo autoridad para disponer del trabajo de un subordinado, le ordene concurrir a su lugar de trabajo cuando éste sea distinto a su domicilio o residencia, y el trabajador se encuentre en cuarentena o aislamiento sanitario obligatorio decretado por la autoridad sanitaria.

III. MODELO Y POLITICA DE PREVENCION DE DELITOS.

3.1. Modelo de Prevención de Delitos

El Modelo de Prevención de Delitos de la AGENCIA establece políticas, programas, procedimientos, recursos, roles y responsabilidades, entre otros, cuya finalidad es la prevención de la comisión de los delitos señalados en la Ley N°20.393.
Estas medidas operan a través de diversas actividades, las cuales se encuentran contenidas en este documento.
Adicionalmente, el Modelo de Prevención da cuenta de la metodología utilizada para el diagnóstico de riesgos de AGENCIA y la determinación de controles, mecanismos de monitoreo y reportabilidad, adecuados para la prevención, detección y mitigación del riesgo de comisión de los delitos.
En relación con lo anterior, los ejecutivos principales o quienes realicen actividades de administración y supervisión en la AGENCIA, y quienes estén bajo la supervisión o dirección de los anteriores, se encuentran obligados a dar cumplimiento al presente Modelo de Prevención de Delitos y a cumplir con la legislación y normativa vigentes, estándoles expresamente prohibido cometer cualquier acto en su contravención.
Asimismo, AGENCIA hará exigible el cumplimiento del presente Modelo de Prevención a personal externo, contratistas y proveedores que, en atención a su vinculación con las actividades de la AGENCIA, puedan estar expuestos a la comisión de los delitos mencionados en la Ley N°20.393.
Según lo establecido en la Ley, el Modelo de Prevención debe considerar al menos los siguientes elementos:
  1. La MATRIZ deberá designar un responsable denominado Encargado de Prevención, el que tendrá como principal función implementar el Modelo de Prevención de Prevención de Delitos, para prevenir los delitos contenidos en la Ley N°20.393, y que durará en su cargo hasta 3 años, pudiendo prorrogarse su designación por períodos de igual duración.
  2. La MATRIZ deberá proveer al Encargado de Prevención, los medios y facultades suficientes para el desempeño de sus funciones, entre los que se consideran:
    1. Los recursos y medios materiales necesarios para realizar adecuadamente sus labores;
    2. Acceso directo a éste para informar oportunamente de las medidas y planes implementados en el cumplimiento de su cometido, y para rendir cuentas de su gestión.
    3. El Encargado de Prevención contará, según lo señala la Ley N°20.393, con autonomía respecto de la Administración de la AGENCIA, sin perjuicio que podrá realizar otras labores ligadas a auditoría interna. No obstante, y cuando la circunstancia lo amerite, informará, tan pronto sea posible, cualquier contingencia relevante que, en su opinión, debe ser puesta en conocimiento de ésta.
  3. Contener un sistema de prevención que identifique las actividades y procesos, al interior de la entidad, donde se generan o incrementan los riesgos de comisión de los delitos contenidos en la Ley N°20.393, junto a protocolos, reglas y procedimientos para que los encargados de dichas actividades o procesos puedan programar y ejecutar sus funciones de una manera que prevenga la comisión de éstos.
  4. El Encargado de Prevención deberá establecer métodos para la aplicación efectiva del Modelo, y su supervisión, a fin de detectar y corregir sus fallas, así como actualizarlo de acuerdo al cambio de circunstancias que enfrente la AGENCIA.

3.2. Política de Prevención de Delitos.

  1. La AGENCIA vela y continuará velando permanentemente por mantener un modelo de organización, administración y supervisión adecuado para la prevención de los delitos contemplados en la Ley Nº20.393 sobre responsabilidad penal de personas jurídicas, denominado “Modelo de Prevención de Delitos de la AGENCIA”, a través del cual promoverá la prevención de los delitos indicados en dicha ley, así como también para la prevención de otro tipo de conductas impropias tipificadas en leyes, normas y reglamentos de organismos fiscalizadores, así como otras normas establecidas por la AGENCIA y/o su MATRIZ.
  2. La aplicación y fiscalización de las normas que establece el Modelo de Prevención de Delitos de la AGENCIA estarán a cargo de un funcionario que tendrá el título de Encargado de Prevención de Delitos.
  3. El Encargado de Prevención de Delitos es designado por la MATRIZ, durando hasta tres años en sus funciones y podrá ser prorrogado en su cargo por períodos de igual duración.
  4. La alta administración de la MATRIZ, la Gerencia País de la AGENCIA y el Encargado de Prevención de Delitos de la AGENCIA serán en conjunto responsables de la adopción, implementación, administración, actualización y supervisión del Modelo de Prevención de Delitos.
  5. La MATRIZ proveerá los medios y facultades al Encargado de Prevención de Delitos para el desarrollo de sus funciones y actividades, lo que incluye los recursos y medios materiales para realizar adecuadamente sus labores.
  6. El Encargado de Prevención de Delitos tendrá acceso a información relacionada con su ámbito de acción en la AGENCIA, tendrá acceso directo a la Gerencia País de la AGENCIA y a la administración de la MATRIZ, y tendrá el deber de informar a la MATRIZ la gestión del Modelo de Prevención de Delitos, al menos semestralmente y/o cuando las circunstancias de la entidad así lo ameriten.
  7. El Encargado de Prevención de Delitos en conjunto con la Gerencia País de la AGENCIA difundirán y comunicarán a toda la organización el Modelo de Prevención de Delitos, los roles y responsabilidades que de éste emanan y las sanciones por incumplimientos al mismo.
  8. La AGENCIA velará por el cumplimiento de todas las leyes, normas y procedimientos aplicables, relativos a los delitos indicados en la Ley 20.393.
  9. El Modelo de Prevención de Delitos será actualizado cuando ocurran cambios relevantes en las condiciones del negocio, actividad de la cual será responsable el Encargado de Prevención de Delitos.
  10. Todos los ejecutivos, gerentes y trabajadores deben cumplir con lo establecido en el Modelo de Prevención Delitos.
  11. La relación de AGENCIA con sus prestadores de servicios, clientes y terceros se debe basar en los principios de la Política Anticorrupción y Normativa Ética de la AGENCIA y la Política Anticorrupción, Código Ético y Código de Conducta de la MATRIZ, así como por las disposiciones del Modelo de Prevención de Delitos.
  12. Todos los trabajadores deben informar al Encargado de Prevención de Delitos, por los canales definidos y disponibles, las situaciones inusuales o eventos que pudieran infringir lo establecido en las políticas, procedimientos y normas internas contenidas en el Modelo de Prevención de Delitos.
  13. La AGENCIA podrá aplicar sanciones administrativas, formalizadas en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, a los trabajadores para los cuales se compruebe que han cometido faltas a las políticas, procedimientos y/o normas internas contenidas en el Modelo de Prevención de Delitos.
  14. La AGENCIA incorporará la normativa interna de prevención de delitos a través de Anexos a los Contratos de Trabajo, con los cuales todos los trabajadores, incluidos los máximos ejecutivos de la AGENCIA formalizan su adhesión al Modelo de Prevención de Delitos.
  15. Todos los prestadores de servicios deberán formalizar su adhesión a la normativa de prevención de delitos suscribiendo el Anexo de Contrato de Prestación de Servicios y/o en el caso que corresponda, aceptando los términos indicados en las órdenes de compra emitidas por AGENCIA.
  16. La AGENCIA ha dispuesto un canal de comunicación de denuncias para todos sus trabajadores, proveedores y terceros. Este canal de denuncias garantiza la confidencialidad, transparencia, anonimato e inexistencia de represalias en las denuncias recibidas.

IV. ACTIVIDADES DEL SISTEMA DEL MODELO DE PREVENCIÓN.

El Modelo de Prevención se desarrolla a través de cuatro tipos de actividades que buscan materializar su funcionamiento y ejecución. Estas se clasifican en actividades de: (i) prevención; (ii) detección; (iii) respuesta; y, (iv) supervisión, monitoreo y actualización.

4.1. Actividades de Prevención

El objetivo de estas actividades es evitar que se cometan incumplimientos al Modelo de Prevención y a sus políticas y procedimientos relacionados, de manera de prevenir la comisión de los delitos mencionados en la Ley N°20.393.
Dentro de las actividades de prevención se establecen:
  1. Capacitación y Difusión del Modelo.
  2. Matriz de Riesgos.
  3. Diagnóstico de los Riesgos.
  4. Ejecución de los Controles de Prevención.

a) Capacitación y Difusión del Modelo.

El Encargado de Prevención implementará programas anuales de capacitación que tengan por objeto poner en conocimiento de todos los colaboradores y de quienes puedan comprometer la responsabilidad penal de AGENCIA, la existencia y contenido del Modelo de Prevención y los elementos relevantes de la Ley N°20.393. Para lo anterior, se realizará el siguiente programa de difusión y capacitación:
  1. Capacitar en forma presencial y/o virtual a los colaboradores respecto del funcionamiento del Modelo de Prevención de la compañía, según lo disponga el Encargado de Prevención.
  2. Inducción de nuevos colaboradores en los alcances y contenidos del Modelo de Prevención y la Ley N°20.393.
  3. Difusión de información actualizada del Modelo de Prevención hacia todos los colaboradores.
  4. Comunicar a todos los directores, ejecutivos, colaboradores y proveedores de la AGENCIA sobre la puesta en vigencia del Modelo, así como las modificaciones y/o actualizaciones del mismo.
  5. Gestionar la publicación y difusión del Modelo en el sitio web y en la intranet de la AGENCIA, así como en cualquier otro medio idóneo.
Estas normas también estarán señaladas en los contratos de trabajo y, en los ámbitos que corresponda, en los contratos de proveedores de AGENCIA.

b) Matriz de Riesgos.

El Encargado de Prevención en conjunto con las áreas de soporte, identificará las actividades de riesgo de comisión de delitos contenidos en la Ley N°20.393, las que serán documentadas en una Matriz de Riesgos.
La Matriz de Riesgos de AGENCIA es una herramienta práctica cuyo objetivo permite visualizar los eventuales riesgos que posee la AGENCIA y las actividades de control existentes que los mitigan.

c) Diagnóstico de los Riesgos.

El Encargado de Prevención es responsable del proceso de identificación, análisis y evaluación del riesgo de comisión de los delitos contemplados en la Ley N°20.393, con el objeto de estimar su impacto y probabilidad de ocurrencia, evaluar la eficacia de los controles existentes y determinar los procesos que deben ser mejorados. Este proceso debe ser incorporado en la Matriz de Riesgos, la que deberá ser actualizada, de acuerdo al cambio de circunstancias o cuando tengan lugar modificaciones importantes en las condiciones de AGENCIA.
Para efectuar dicha actividad se requiere:
  1. Identificar los riesgos.
  2. Evaluar y cuantificar los riesgos.
  3. Identificar los controles.

d) Identificación de los Riesgos

La identificación de los riesgos se debe realizar con la participación de todas las personas que tienen cargos claves y posiciones de liderazgo en AGENCIA. A partir de esto, se elabora y/o actualiza una nómina o registro de las actividades o procesos en que exista riesgo de comisión de los delitos de la Ley N°20.393 por parte de sus directores, principales ejecutivos o quienes realicen actividades de administración y supervisión, o quienes estén bajo la dirección o supervisión de alguno de los anteriores.
La identificación de las actividades y procesos en los que se genere o incremente el riesgo de comisión de los delitos se detalla en la Matriz de Riesgos de AGENCIA, la que forma parte de este Modelo de Prevención.
Durante el proceso de identificación de riesgos se ha determinado que AGENCIA no se encuentra expuesta a riesgos relacionados con los delitos asociados a la Ley General de Pesca y Acuicultura. Para llegar a esta conclusión, la evaluación realizada tuvo presente la descripción de estos delitos realizada por el Código Penal, por la Ley General de Pesca y Acuicultura y el objeto social, las características del negocio y los procesos internos de AGENCIA. La Matriz de Riesgos completa es de circulación restringida y se encuentra en poder del Encargado de Prevención.

e) Evaluación de los Riesgos.

Los riesgos identificados deben ser evaluados para su priorización, con el objeto de determinar las áreas o procesos de mayor exposición, lo que permitirá enfocar los recursos y esfuerzos del Encargado de Prevención.
Para evaluar los riesgos se utilizarán los parámetros de probabilidad e impacto, entendiendo por probabilidad, el nivel de certeza con que se puede producir un evento de riesgo, y por impacto, el potencial daño o efecto sobre la AGENCIA en caso de materializarse.
En la evaluación de los riesgos identificados deben participar representantes de todas las áreas y funciones de la AGENCIA, cuyos integrantes tengan conocimiento o estén relacionados con los riesgos a ser discutidos y tengan la autoridad para tomar decisiones relativas a las estrategias de control y otras formas de administración de los riesgos.
La combinación de probabilidad e impacto determina la severidad con que el evento de riesgos afectará a la AGENCIA.

4.2. Identificación y Evaluación de Controles.

La identificación de los controles se debe efectuar con la participación de representantes de todas las áreas de la AGENCIA, incluyendo al Encargado de Prevención, obteniendo como resultado la descripción de cada uno de los controles identificados y la forma en que éstos operarán.
La AGENCIA ha establecido y continuará evaluando y mejorando controles preventivos para cada uno de los riesgos detectados y las áreas que serán responsables de dichos controles. Posteriormente, se deberá evaluar su diseño en relación con la mitigación razonable del riesgo de los delitos de la Ley N°20.393 a los que se aplican. Dicha evaluación deberá ser realizada por el Encargado de Prevención en conjunto con la Gerencia País o con la responsable del proceso respectivo. Para evaluar el diseño de cada control se deberán considerar los siguientes elementos y analizar si en conjunto, mitigan razonablemente la materialización del riesgo inherente asociado. Para cada control se debe identificar:
- Tipo de Control: Preventivo / Detección.
- Categoría: Manual / Automática.
- Evidencia: Documentado / No documentado.
- Identificación: Responsable de ejecución del control.
- Frecuencia: Diaria/ Semanal / Mensual / Semestral / Trimestral / Anual.
El Encargado de Prevención en conjunto con la Gerencia País o con la responsable del proceso respectivo, deberán estimar el grado de mitigación del riesgo inherente contenido en la Matriz de Riesgos, según la efectividad de los controles, procedimientos y políticas que se hayan determinado para mitigarlos.
En base a la evaluación efectuada, se podrá estimar si el control:
- Mitiga razonablemente el riesgo.
- No mitiga razonablemente el riesgo.
En el caso que los controles evaluados sean calificados como “No mitiga razonablemente el riesgo”, se debe implementar los ajustes, complementos o rediseños necesarios a efectos que dichos controles mitiguen de manera más eficiente los riesgos implicados.

4.3. Ejecución de los Controles de Prevención

El presente apartado del modelo de prevención de Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura SLP, Agencia en Chile. pretende fijar normas de conducta para prevenir la comisión de los delitos objeto de la ley N° 20.393 por parte de los cargos expuestos a ello:

a) Medidas preventivas del delito de cohecho:

  1. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política Anticorrupción y Normativa Ética de la AGENCIA, ANEXO 1 a este instrumento.
  2. Deberá darse cumplimiento a los establecido en Política Anticorrupción, Código de Conducta y Código de Ética de la MATRIZ, ANEXO 2 a este instrumento.
  3. Todas las comunicaciones con funcionarios públicos por medio de correos electrónicos deben realizarse utilizando las direcciones electrónicas institucionales de Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura SLP, Agencia en Chile. y de la institución pública respectiva. Además, será necesario copiar en el correo electrónico la dirección del superior jerárquico del empleado de la AGENCIA, que participe en dichas comunicaciones.
  4. Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura SLP, Agencia en Chile, deberá respaldar por un tiempo prudente la totalidad de los correos cuyos dirigidos a o emanados de los funcionarios que ocupan cargos expuestos a los riesgos del delito de cohecho.
  5. Se informará a los trabajadores y se consignará en el Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad de la empresa que toda comunicación vía correo electrónico entre empleados de la AGENCIA y funcionarios públicos deberá ser conducida únicamente a través de las direcciones de correos institucionales de la empresa y nunca utilizando otras direcciones de correo electrónico, evitando particularmente utilizar correos electrónicos personales de los trabajadores de la AGENCIA para dichas comunicaciones.
  6. Todas las reuniones presenciales que se fijen con algún funcionario público deberán ser informadas al superior jerárquico del trabajador de la AGENCIA, que asista.
  7. Siempre que un funcionario público concurra a las dependencias de las oficinas o locales en las que opere la AGENCIA, a fiscalizar el cumplimiento de cualquier normativa legal, el trabajador de la empresa que lo reciba deberá enviar un correo electrónico dirigido al encargado de prevención de delitos, consignando al menos: fecha, funcionario público, objeto de la visita y empleado que lo recibe.
  8. De todas las reuniones presenciales que trabajadores de la AGENCIA, mantengan con funcionarios públicos se deberá enviar un correo por el trabajador al encargado de prevención de delitos, consignando al menos: fecha, lugar, funcionario público, otros asistentes, objeto de la reunión y empleado que lo recibe.
  9. Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura SLP, Agencia en Chile., deberá mensualmente controlar todos y cada uno de los derechos pagados a funcionarios públicos y gastos asociados a ellos. Esto implica que aquellos trabajadores que deban realizar trámites sujetos legalmente a pagos en instituciones públicas, deberán rendir separada y especialmente esos pagos.
  10. Todos los funcionarios expuestos al riesgo de este delito, descritos en el capítulo anterior, deberán informar al encargado de prevención de delitos sobre la identidad y cargo de funcionarios públicos con quienes tengan relaciones familiares o de estrecha amistad, con quienes eventualmente pudieren vincularse en razón de sus funciones. El encargado de prevención de delitos ponderará en cada caso, dependiendo del nivel de cercanía y de criticidad de las funciones desempeñadas por el trabajador de Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura SLP, Agencia en Chile., la conveniencia de adoptar medidas que pongan a resguardo a la empresa de eventuales responsabilidades penales. La renovación de esta información se requerirá con la periodicidad que estime el encargado de prevención de delitos, sin perjuicio de la obligación de todo trabajador de la AGENCIA, de informar inmediatamente de todo evento en que las situaciones de familiaridad, estrecha amistad y/o criticidad se hagan patentes.

b) Medidas preventivas del delito de lavado de activos:

  1. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política Anticorrupción y Normativa Ética de la AGENCIA, ANEXO 1 a este instrumento.
  2. Deberá darse cumplimiento a los establecido en Política Anticorrupción, Código de Conducta y Código de Ética de la MATRIZ, ANEXO 2 a este instrumento.
  3. Deberá darse estricto cumplimiento a la Política de Selección de Proveedores y Subcontratistas de Bienes y Servicios de la AGENCIA contenido como ANEXO 3 a este instrumento.
  4. Se incorporará en los contratos con proveedores, contratistas y distribuidores que facturen mensualmente sobre el equivalente a EUR 10.000 (Diez mil Euros) y de aquellos cuyo giro comprenda las actividades señaladas en el artículo 3° de la ley N° 19.9137 , salvo que se trate de contratos de adhesión no modificables por Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura SLP, Agencia en Chile., una cláusula relativa a la ley 20.393, siguiendo el formato del ANEXO 6 de este instrumento. Respecto de aquellos proveedores con los que la compañía no tenga contratos deberá enviarse dicha cláusula por mail y solicitar su conformidad a esta.

c) Medidas preventivas del delito de financiamiento del terrorismo:

  1. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política Anticorrupción y Normativa Ética de la AGENCIA, ANEXO 1 a este instrumento
  2. Deberá darse cumplimiento a los establecido en Política Anticorrupción, Código de Conducta y Código de Ética de la MATRIZ, ANEXO 2 a este instrumento.
  3. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política de Pagos y Desembolsos de la AGENCIA contenido en el ANEXO 4 de este instrumento.
  4. Deberá darse estricto cumplimiento a la Política de Rendición de Gastos de Caja Chica, Fondos por Rendir y Rendiciones de Gastos de la AGENCIA contenido en el ANEXO 5 de este instrumento.

d) Medidas preventivas del delito de receptación:

  1. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política Anticorrupción y Normativa Ética de la AGENCIA, ANEXO 1 a este instrumento.
  2. Deberá darse cumplimiento a los establecido en Política Anticorrupción, Código de Conducta y Código de Ética de la MATRIZ, ANEXO 2 a este instrumento.
  3. Deberá darse estricto cumplimiento a la Política de Selección de Proveedores y Subcontratistas de Bienes y Servicios de la AGENCIA contenido como ANEXO 3 a este instrumento.

e) Medidas preventivas del delito de negociación incompatible:

  1. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política Anticorrupción y Normativa Ética de la AGENCIA, ANEXO 1 a este instrumento.
  2. Deberá darse cumplimiento a los establecido en Política Anticorrupción, Código de Conducta y Código de Ética de la MATRIZ, ANEXO 2 a este instrumento.
  3. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política de Pagos y Desembolsos de la AGENCIA contenido en el ANEXO 4 de este instrumento.
  4. Deberá darse estricto cumplimiento a la Política de Rendición de Gastos de Caja Chica, Fondos por Rendir y Rendiciones de Gastos de la AGENCIA contenido en el ANEXO 5 de este instrumento.

f) Medidas preventivas del delito de administración desleal:

  1. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política Anticorrupción y Normativa Ética de la AGENCIA, ANEXO 1 a este instrumento.
  2. Deberá darse cumplimiento a los establecido en Política Anticorrupción, Código de Conducta y Código de Ética de la MATRIZ, ANEXO 2 a este instrumento.
  3. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política de Pagos y Desembolsos de la AGENCIA contenido en el ANEXO 4 de este instrumento.
  4. Deberá darse estricto cumplimiento a la Política de Rendición de Gastos de Caja Chica, Fondos por Rendir y Rendiciones de Gastos de la AGENCIA contenido en el ANEXO 5 de este instrumento.

g) Medidas preventivas del delito de corrupción entre particulares:

  1. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política Anticorrupción y Normativa Ética de la AGENCIA, ANEXO 1 a este instrumento.
  2. Deberá darse cumplimiento a los establecido en Política Anticorrupción, Código de Conducta y Código de Ética de la MATRIZ, ANEXO 2 a este instrumento.
  3. Deberá darse estricto cumplimiento a la Política de Selección de Proveedores y Subcontratistas de Bienes y Servicios de la AGENCIA contenido como ANEXO 3 a este instrumento.
  4. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política de Pagos y Desembolsos de la AGENCIA contenido en el ANEXO 4 de este instrumento.
  5. Deberá darse estricto cumplimiento a la Política de Rendición de Gastos de Caja Chica, Fondos por Rendir y Rendiciones de Gastos de la AGENCIA contenido en el ANEXO 5 de este instrumento.

h) Medidas preventivas del delito de apropiación indebida:

  1. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política Anticorrupción y Normativa Ética de la AGENCIA, ANEXO 1 a este instrumento.
  2. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política Anticorrupción, Código de Conducta y Código de Ética de la MATRIZ, ANEXO 2 a este instrumento.
  3. Deberá darse cumplimiento a los establecido en la Política de Pagos y Desembolsos de la AGENCIA contenido en el ANEXO 4 de este instrumento.

4.4. Actividades de Detección.

El objetivo de las actividades de detección es descubrir oportunamente, casos de incumplimientos o infracciones a las políticas y procedimientos del Modelo de Prevención, así como indicios de comisión de los delitos de la ley.
Dentro de las actividades de detección se establecen:
  1. Procedimientos de Administración y Programas de Auditoría.
  2. Revisión de Juicios.
  3. Sistema de Denuncias.
  4. Investigación de la Denuncia.

a) Procedimientos de Administración y Programas de Auditoría.

La Ley N°20.393 exige la identificación de los procedimientos de administración y auditoría de los recursos financieros que permitan a la AGENCIA prevenir la utilización de estos en los delitos señalados en dicha ley

i. Procedimientos de Administración de Recursos Financieros.

La AGENCIA ha implementado una serie de políticas y procedimientos internos, ANEXOS 3, 4 y 5 del presente instrumento, establecidos con el objeto de dar aplicación a este sistema de prevención de delitos, las cuales todos sus trabajadores están obligados a cumplir en la ejecución de los procesos que involucren la gestión de recursos financieros.

ii. Procedimientos de Auditoría de Recursos Financieros.

La AGENCIA podrá encargar la realización de auditorías externas anuales, cuyo objetivo será verificar la operación de los controles y revisiones a las políticas y procedimientos de administración de recursos financieros para la mitigación del riesgo de comisión de delitos establecidos en la Ley N°20.393.
El Encargado de Prevención deberá tomar las medidas correctivas necesarias, en conjunto con las áreas que puedan verse involucradas, y desarrollar planes de acción para superar las brechas que se puedan detectar.
Los resultados de estas auditorías deben ser informados por el Encargado de Prevención a la Gerencia País de la AGENCIA y a la dirección de la MATRIZ.

iii. Programas de Auditoría al Modelo de Prevención.

El Encargado de Prevención podrá encargar la realización de auditorías externas o certificaciones con la finalidad de evaluar el funcionamiento del Modelo de Prevención. Asimismo, en conjunto con la gerencia que corresponda, deberá participar en el diseño e implementación de los planes de acción correctivos en atención a los hallazgos y debilidades identificadas en la auditoría realizada.

b) Revisión de Juicios.

El Encargado de Prevención, en conjunto con los asesores legales de la AGENCIA, deberán revisar y analizar, cada vez que ocurra, demandas, juicios, multas, infracciones y cualquier acción legal que involucre a la AGENCIA en alguno de los delitos relacionados a la Ley N°20.393, con objeto de detectar incumplimientos al Modelo de Prevención y evaluar las medidas necesarias para su tratamiento.

V. SISTEMA DE DENUNCIAS.

5.1. Canal de Denuncias.

La AGENCIA ha implementado un medio de comunicación a disposición de todas las personas que requieran efectuar denuncias ante el Encargado de Prevención de Delitos, denominado “Canal de Denuncias”, el que se pone a disposición de los trabajadores, asesores, contratistas, proveedores y terceros relacionados o no con AGENCIA, para que denuncien incumplimientos del Modelo de Prevención y sus controles asociados o de posible comisión de los delitos configurados en la Ley N°20.393 sobre responsabilidad penal de las personas jurídicas o cualquier otra situación irregular, defraudación o conducta que se aparte de las conductas, valores y principios establecidos en la Política Anticorrupción y Normativa Ética de la AGENCIA, y/o en la Política Anticorrupción, Código de Conducta y Código de Ética de la MATRIZ, que haya tomado conocimiento.
Cabe destacar que las denuncias recibidas por cualquier medio, inclusive aquellos distintos del Canal de Denuncias, serán tratadas de manera confidencial y/o anónima, con absoluta reserva de la identidad del denunciante, y sin represalias.
Estas vías son:
  1. A la dirección de correo electrónico: canaldecomunicacion@luisvidal.com
  2. Correo electrónico dirigido al Encargado de Prevención de Delitos.
  3. Contacto telefónico con el Encargado de Prevención de Delitos.

5.2. Investigación de Denuncias.

Las denuncias que se reciban a través del Canal de Denuncias establecido por la AGENCIA serán remitidas al Encargado de Prevención, incluyendo todos los antecedentes de que se disponga respecto a los hechos denunciados.
Será responsabilidad del Encargado de Prevención evaluar los hechos denunciados y determinar si se relaciona con infracciones a las normas del Modelo de Prevención de Delitos, pudiendo para ello apoyarse en asesores internos o externos, si existen sospechas fundadas de que pueda corresponder a la comisión de alguno de los delitos señalados en la Ley N°20.393 u otras conductas que sea necesario poner en conocimiento, ya sea de la administración o de las autoridades.
Las denuncias que no correspondan a actuaciones relacionadas a la Ley N°20.393 serán conocidas y resueltas en la forma dispuesta por el Comité de Ética. Sin perjuicio de ello, el Encargado de Prevención será el responsable de coordinar al interior de la organización las acciones investigativas a que éstas tengan lugar, respetando siempre la debida confidencialidad y reserva de las mismas.

5.3. Actividades de Respuesta.

El objetivo de estas actividades es establecer resoluciones, medidas disciplinarias y/o sanciones en relación al incumplimiento del Modelo de Prevención, sus políticas y procedimientos relacionados con la comisión de algún delito de la Ley N°20.393. Las actividades de respuesta, por tanto, estarán destinadas a evitar que ocurra nuevamente una infracción o incumplimiento y a sancionar al infractor.

5.4. Planes de Acción.

El Encargado de Prevención deberá revisar las actividades de control vulnerables, identificar la causa de la falta y desarrollar planes de acción en conjunto con el área afectada, el área de cumplimiento y el responsable del proceso de manera de lograr mayor efectividad de los controles. Asimismo, el Encargado de Prevención deberá evaluar el grado de mitigación del riesgo inherente luego de la vulneración de los controles.

5.5. Sanciones Disciplinarias o Correctivas.

La AGENCIA podrá aplicar medidas disciplinarias a los trabajadores que incumplan el Modelo de Prevención, sus políticas y procedimientos o cometan de los delitos estipulados en la Ley N°20.393, al concluir la investigación correspondiente.

a) Las sanciones deberán:

  1. Ser proporcionales a la falta cometida.
  2. Ser consistentes con los procedimientos internos de la AGENCIA.
  3. Ser aplicables a todas las personas involucradas.

b) Los tipos de sanciones que puede aplicar la AGENCIA son:

  1. Amonestación verbal o escrita conforme las disposiciones del Reglamento Interno de la AGENCIA.
  2. Multas de conformidad a la Ley y al Reglamento Interno de la AGENCIA.
  3. Término unilateral del contrato de trabajo.
La aplicación de las sanciones no excluye el derecho de la AGENCIA a reclamar judicialmente la respectiva indemnización de perjuicios.

5.6. Denuncias a la Justicia.

En el caso que sucediera un hecho que pueda tipificarse como delito, y en especial los de la Ley N°20.393, el Encargado de Prevención deberá, en conjunto con el Comité de Ética, efectuar la denuncia respectiva ante el Ministerio Público o las Policías, para perseguir la responsabilidad penal de quienes resulten responsables.

5.7. Registro de Denuncias y Sanciones.

El Encargado de Prevención será responsable de mantener un registro actualizado de las denuncias recibidas por medio del Canal de Denuncias, investigaciones (activas, en curso y/o cerradas), acciones, resolución y sanciones que se determinen respecto a ellas, si los hubo.

5.8. Conservación de Registros.

Sólo se podrá proceder a la destrucción de la documentación referida en el numeral anterior, previa autorización del Encargado de Prevención y de la dirección de la Matriz.

5.9. Actividades de supervisión, monitoreo y actualización.

El objetivo es supervisar, monitorear y actualizar el adecuado funcionamiento del Modelo de Prevención y las actividades de control definidas en el mismo.
Dentro de las actividades se establecen:
  1. Supervisión y Monitoreo.
  2. Actualización del Modelo de Prevención.
  3. Certificación del Modelo de Prevención.

5.10. Supervisión y Monitoreo

El objetivo del monitoreo y supervisión será verificar el adecuado funcionamiento de las actividades de control, definidas por el Modelo de Prevención y evaluar la necesidad de efectuar mejoras en el Modelo de Prevención.
El Encargado de Prevención podrá efectuar las siguientes actividades de monitoreo y supervisión:
  1. Elaborar un plan de trabajo anual, que tenga por objeto medir la eficacia del Modelo de Prevención, así como detectar y corregir sus fallas.
  2. Revisar documentación que respalde las pruebas efectuadas por las áreas de soporte.
  3. Auditar actividades de control (mediante muestreo).
  4. Realizar análisis de razonabilidad.
  5. Verificar el cumplimiento de las restricciones establecidas en los procedimientos.
  6. Conocer nuevas normativas aplicables.
  7. Evaluar cambios relevantes en la organización y/o industria.
  8. Establecer seguimiento de las mejoras implementadas a las actividades de control.
  9. Otras actividades que el Encargado de Prevención estime convenientes.

5.11. Actualización del Modelo Prevención.

El Modelo de Prevención y la Matriz de Riesgos deberán ser revisados a lo menos una vez al año por el Encargado de Prevención, quien deberá proponer a la administración de la MATRIZ su actualización, en función de las circunstancias y necesidades que enfrente la AGENCIA, cambios relevantes de estructura o cambios normativos que puedan afectar a la Ley N°20.393.

VI. ENCARGADO DE PREVENCIÓN DE DELITOS

6.1. Designación.

En cumplimiento a lo establecido en el número 1 del artículo 4° de la Ley N°20.393, la AGENCIA contará con un Encargado de Prevención de Delitos designado por la administración de la MATRIZ, quien durará en su cargo hasta 3 años, pudiendo prorrogarse su designación por períodos de igual duración. Para el cumplimiento de su función, el Encargado de Prevención deberá contar con autonomía respecto de la Gerencia de País y/o administración de la AGENCIA.

6.2. Medios y Facultades.

El Encargado de Prevención deberá contar con la adecuada autonomía en el ejercicio de sus funciones respecto a la Gerencia de País y/o administración de la AGENCIA, de sus controladores, sin perjuicio que el Encargado de Prevención podrá ejercer labores de contraloría o auditoría interna, de acuerdo al Artículo 4 letra b) Ley N°20.393.
Además, deberá tener dependencia y acceso a la administración de la MATRIZ con el fin de rendir cuenta de su gestión, al menos semestralmente; informar sobre las medidas y planes implementados y, en especial, sobre todos aquellos hechos que sean calificados como relevantes de poner en conocimiento de la administración de la AGENCIA. Asimismo, dispondrá de un presupuesto anual y personal a cargo para efectuar la implementación, operación y revisión del Modelo de Prevención.
El Encargado de Prevención contará con facultades de acceso a la información y documentación de AGENCIA, tanto física como aquella almacenada en medios electrónicos, con el fin de realizar o coordinar la ejecución de las actividades tales como investigaciones específicas, facilitar el monitoreo del sistema de prevención de delitos, y solicitar y revisar información para la ejecución de sus funciones.

6.3. Responsabilidades y Deberes.

  1. El Encargado de Prevención es el receptor de cualquier denuncia presentada por la falta de cumplimiento del Modelo o comisión de un eventual acto ilícito, comunicada por cualquiera de sus accionistas, responsables, directores, gerentes, ejecutivos, trabajadores, dependientes, contratistas y terceros relacionados al negocio. Sin embargo, las investigaciones que se realicen pueden originarse tanto por las denuncias recibidas como por iniciativa del propio Encargado de Prevención, en base a los resultados del funcionamiento del propio Modelo de Prevención.
  2. Velar por el correcto establecimiento y operación del Modelo, de acuerdo a las normas establecidas por la administración de la MATRIZ y conforme a sus facultades y deberes legales.
  3. Coordinar que las distintas áreas y gerencias cumplan con las Leyes y Normas de Prevención de los Delitos mencionados en el presente Modelo.
  4. Reportar a la administración de la MATRIZ sobre su gestión como Encargado de Prevención.
  5. Promover el diseño y actualizaciones necesarias de las políticas, procedimientos, directrices y lineamientos, incluyendo el presente modelo, para la operación efectiva.
  6. Incorporar al Modelo de Prevención los cambios que sean necesarios cuando se produzcan modificaciones legislativas o normativas que lo afecten.
  7. Velar porque todos los miembros y colaboradores de la organización posean el conocimiento de los protocolos, políticas, procedimientos, directrices y lineamientos establecidos, como elementos de prevención de delitos en el actuar diario, así como las obligaciones y sanciones que emanan del funcionamiento del Modelo.
  8. Liderar investigaciones cuando exista una denuncia, o una situación sospechosa que lo amerite, reuniendo todos los medios de pruebas necesarias y eventualmente, proponer a la Gerencia General el envío de los antecedentes al Ministerio Público.
  9. Resguardar la confidencialidad de las investigaciones y de todos los antecedentes que se recopilen en el curso de las mismas.
  10. Verificar el diseño e implementar los programas de capacitación dirigidos a los miembros de la organización y a los colaboradores, sobre la Ley N°20.393 y sus modificaciones, su impacto en la organización, así como del funcionamiento del Modelo.
  11. Identificar y analizar los riesgos de delitos y de otras conductas que sean éticamente inaceptables, promover la implementación de actividades de control para la prevención y mitigación de dichos riesgos y la adecuada operación del Modelo.
  12. Mantener actualizado el diagnóstico de los riesgos de los procesos y actividades en los que exista peligro de comisión de alguno de los delitos señalados en la Ley N°20.393.
  13. Fomentar que los procesos y actividades internas de la AGENCIA, cuenten con controles efectivos de prevención del riesgo de comisión de delitos y mantener registros adecuados de evidencia del cumplimiento y ejecución de estos controles.
  14. Mantener un registro confidencial que contendrá al menos, la información de:
    1. Toda denuncia recibida, sea por conductos informales o a través del Canal de Denuncias,
    2. todas las investigaciones realizadas con sus respectivos antecedentes y resultados;
    3. registro de los intercambios de información con el Ministerio Público; en el caso de existir.
  15. El Encargado de Prevención deberá monitorear la efectividad del Modelo por medio de auditorías periódicas, las que deberán ser incluidas y realizadas conforme al plan de auditoría.
  16. El Encargado de Prevención deberá realizar una auditoría anual, cuyo objetivo será verificar la operación de los controles y revisiones a las políticas y procedimientos de administración de recursos financieros.

VII. Cláusula para proveedores

La cláusula de proveedores deberá ser firmada por todos quienes presten servicios o provean de bienes a la empresa, con la salvedad de aquellos que, estando sujetos a relación contractual, se encuentran bajo un régimen de contrato de adhesión; contraten por montos inferiores a 20.000 €- mensuales o contratos que en su totalidad no alcance dicha suma; o que realicen actividades que sean de una ostensible baja exposición a la comisión de los delitos objetos de la ley 20.393, lo que deberá ser autorizado por el encargado de prevención. Sin embargo, estarán de todas formas obligados a firmar esta cláusula aquellos proveedores cuyo giro consista en actividades que por su inherente riesgo sean de aquellas reguladas por la ley 19.913 que crea la Unidad Análisis Financiero. En este último caso, si alguno de estos proveedores no accediere a dicha suscripción, se pondrá esta situación en conocimiento del encargado de prevención, quien se pronunciará acerca de la procedencia de continuar la relación con el proveedor
La cláusula de proveedores será la que se indica en el ANEXO 6.

VIII. Cláusula contrato de trabajo

El contrato de trabajo, sea temporal o indefinido, de todo empleado de Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura SLP, Agencia en Chile contendrá una cláusula que diga relación con la ley 20.393, la que será del tenor que se transcribe en el ANEXO 7.

IX. El Reglamento interno

El Reglamento Interno de Higiene, Orden y Seguridad que pudiere regir para Vidal y Asociados Estudio de Arquitectura SLP, Agencia en Chile debe incluir un nuevo Título denominada “Aplicación de la ley número 20.393”, cuyo tenor se contiene en ANEXO 8. En dicho anexo se contienen además otras modificaciones que se introducen en el Reglamento Interno